Jantaro

Wir automatisieren
Ihre Prozesse.

Ihr Team verliert jeden Tag Zeit mit wiederkehrenden Aufgaben, manuellen Übergaben und doppelter Dateneingabe. Wir automatisieren diese Abläufe - zuverlässig und integriert in Ihre bestehende IT.

Erstgespräch vereinbaren ↗

Kostenlos und unverbindlich

RECHNUNGSEINGANG4.280,00 €
VON HAND

00:00

0,00 € Prozesskosten

  1. Rechnung aus dem Postfach holen
  2. Kreditor und Betrag übertragen
  3. Freigabe per E-Mail einholen
  4. Buchung in DATEV erfassen
AUTOMATISIERT

00:00

0,00 € Prozesskosten

  1. Beleg erkannt
  2. Daten geprüft und kontiert
  3. Freigabe vorbereitet
  4. Buchung erstellt
47 gleiche Vorgänge in einer Woche−9,4 Std−1.220 €

Manuelle Arbeit kostet mehr als nur Zeit.

Beispielrechnung auf Basis des oben gezeigten Rechnungseingangs.

VOLUMEN47

Rechnungen pro Woche

Jeder Vorgang durchläuft dieselben manuellen Handgriffe erneut.

AUFWAND12 Min.

Bearbeitung pro Rechnung

Öffnen, übertragen, prüfen, erfassen und zur Freigabe weiterleiten.

VERLORENE KAPAZITÄT9,4 Std.

jede Woche

Fast ein kompletter Arbeitstag – jede Woche für denselben manuellen Ablauf.

Beispielrechnung, kein pauschales Leistungsversprechen. Der tatsächliche Aufwand wird für Ihren Prozess individuell ermittelt.

Diese Arbeit
automatisieren wir.

01

Rechnungen verarbeiten

Rechnungen aus E-Mails erkennen, Daten auslesen und prüfen, Freigaben starten und Buchungen in DATEV oder dem ERP vorbereiten.

E-MAIL → PRÜFUNG → DATEV / ERP
02

Kundenanfragen verteilen

Anfragen automatisch erfassen, nach Inhalt und Dringlichkeit einordnen und direkt an die richtige Ansprechperson weiterleiten.

POSTFACH → KATEGORIE → ZUSTÄNDIGKEIT
03

Daten synchronisieren

Kunden-, Auftrags- oder Projektdaten zwischen Excel, CRM, ERP und internen Fachanwendungen aktuell halten.

EXCEL ↔ CRM ↔ ERP
04

Freigaben steuern

Prüfungen und Freigaben durch feste Schritte führen, Zuständige erinnern und bei Verzögerungen automatisch eskalieren.

ANFRAGE → FREIGABE → ERINNERUNG
05

Reports erstellen

Zahlen aus mehreren Quellen zusammenführen, wiederkehrende Reports erstellen und termingerecht an Empfänger versenden.

DATEN → REPORT → VERSAND
06

Dokumente auslesen

Informationen aus PDFs, Formularen und Belegen extrahieren, validieren und strukturiert weiterverarbeiten.

PDF / FORMULAR → STRUKTURIERTE DATEN
SO SIEHT DAS IN DER PRAXIS AUS

Eine Rechnung kommt an.
Der Rest läuft automatisch.

VORHER / MANUELL5 Handgriffe pro Rechnung
  1. 01E-Mail öffnen und PDF herunterladen
  2. 02Rechnungsnummer und Betrag kopieren
  3. 03Kreditor suchen und Daten abgleichen
  4. 04Rechnung in DATEV oder ERP erfassen
  5. 05Freigabe per E-Mail einholen
NACHHER / AUTOMATISIERT Workflow aktiv
1

durchgängiger
System-Workflow

EingangRechnung erkannt
PrüfungDaten validiert
FreigabeAutomatisch angefragt
BuchungIn DATEV / ERP angelegt
AusnahmeNur bei Unklarheit ans Team
Das Ergebnis

Statt jeden Vorgang vollständig von Hand zu bearbeiten, prüft Ihr Team nur noch Unklarheiten und Ausnahmen.

Weniger Handarbeit.
Mehr verlässlicher Ablauf.

01

Manuelle Dateneingabe abschaffen

Rechnungen, Bestellungen, Formulare und E-Mails werden automatisch ausgelesen, geprüft und in Ihre Systeme übertragen.

ERFASSEN / PRÜFEN / ÜBERTRAGEN
02

Systeme miteinander verbinden

Daten aus CRM, ERP, DATEV, Excel oder Fachsoftware fließen automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden.

VERBINDEN / SYNCHRONISIEREN / BEREITSTELLEN
03

Freigaben und Übergaben automatisieren

Aufgaben, Prüfungen und Freigaben laufen durch definierte Schritte, inklusive Erinnerungen, Eskalationen und klarer Zuständigkeiten.

FREIGEBEN / ERINNERN / ESKALIEREN
04

Aus Daten Entscheidungen machen

Automatische Reports und Dashboards zeigen, was gerade passiert, wo Vorgänge hängen und wann Ihr Team eingreifen muss.

REPORTING / STATUS / AUSNAHMEN
IHRE SYSTEME BLEIBEN

Wir integrieren uns in Ihre vorhandene IT.

Kein Plattformwechsel notwendig. Wir automatisieren auf Basis der Systeme, die Sie bereits verwenden, und binden individuelle Fachsoftware über vorhandene Schnittstellen an.

  • Microsoft 365↗
  • Outlook↗
  • Excel↗
  • SharePoint↗
  • DATEV↗
  • CRM↗
  • ERP↗
  • Datenbanken↗
  • REST APIs↗
  • Fachsoftware↗
WAS SIE KONKRET BEKOMMEN

Kein Konzept für die Schublade.
Eine fertige Lösung.

Von der ersten Analyse bis zum stabilen Betrieb erhalten Sie alle Bausteine, die für eine nachvollziehbare und nutzbare Automatisierung notwendig sind.

01

Prozessanalyse

Dokumentierter Ist-Ablauf mit Engpässen, Fehlerquellen und konkretem Automatisierungspotenzial.

02

Technisches Konzept

Ein klares Zielbild für Ablauf, Systeme, Schnittstellen, Prüfregeln und Verantwortlichkeiten.

03

Fertige Umsetzung

Eine produktiv nutzbare Automatisierung, die in Ihrer bestehenden Systemlandschaft läuft.

04

Schnittstellen

Eingerichtete Verbindungen zu den benötigten Programmen, Datenquellen und Fachanwendungen.

05

Tests & Abnahme

Geprüfte Standard- und Ausnahmefälle sowie eine gemeinsame Abnahme vor dem Produktivstart.

06

Dokumentation

Verständliche Unterlagen zu Ablauf, Bedienung, Zuständigkeiten und technischen Komponenten.

07

Übergabe

Einweisung Ihres Teams und eine sauber übergebene Lösung statt einer technischen Blackbox.

08

Betrieb & Support

Auf Wunsch laufende Überwachung, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung nach dem Start.

Ein klarer Weg.
Fünf belastbare Schritte.

  1. 01

    Ablauf verstehen

    In einem kurzen Auftakt grenzen wir den Prozess, Beteiligte und das gewünschte Ergebnis ein.

  2. 02

    Realität prüfen

    Wir verfolgen den heutigen Weg im Detail und finden Medienbrüche, Wartezeiten und Fehlerquellen.

  3. 03

    Wirkung berechnen

    Aufwand und Nutzen werden messbar. Sie sehen vorab, wo sich eine Umsetzung tatsächlich lohnt.

  4. 04

    Lösung entwerfen

    Gemeinsam definieren wir Zielbild, Verantwortungen, Kontrollen und einen realistischen Fahrplan.

  5. 05

    Sicher umsetzen

    Wir bauen, testen und integrieren den Ablauf bis zum stabilen Betrieb und begleiten den Start.

Direkte Fragen.
Klare Antworten.

01Für welche Betriebe ist Jantaro gedacht?

Für kleine und mittelständische Unternehmen mit wiederkehrenden administrativen Prozessen. Besonders sinnvoll ist unsere Arbeit dort, wo E-Mail, Excel, DATEV, ERP, CRM oder Fachsoftware heute noch manuell miteinander verbunden werden.

02Wie setzt sich die Investition zusammen?

Der Aufwand richtet sich nach Prozessumfang, Schnittstellen und gewünschtem Automatisierungsgrad. Nach der Analyse erhalten Sie ein transparentes Festpreisangebot ohne versteckte Positionen.

03Wann ist eine Lösung einsatzbereit?

Klar abgegrenzte Abläufe können oft innerhalb weniger Wochen produktiv laufen. Größere Systemlandschaften setzen wir in kontrollierten Etappen um, damit der Betrieb jederzeit stabil bleibt.

04Braucht unser Team technisches Vorwissen?

Nein. Wir übersetzen Ihre fachlichen Abläufe in Technik, dokumentieren die Lösung verständlich und sorgen dafür, dass Ihr Team sie im Alltag sicher bedienen kann.

05Bleiben Freigaben durch Menschen möglich?

Ja. Kritische Entscheidungen bleiben bewusst bei den zuständigen Personen. Die Automatisierung bereitet Informationen vor, prüft Regeln und übergibt genau an den vorgesehenen Kontrollpunkten.

06Was geschieht nach dem Start?

Wir beobachten die ersten produktiven Läufe, beheben Reibungspunkte und entwickeln die Automatisierung bei Bedarf weiter. Zuständigkeiten und Support werden vor dem Go-live klar vereinbart.

UNVERBINDLICH ANFRAGEN

Welcher Prozess
kostet Sie noch Zeit?

Beschreiben Sie kurz, was heute noch manuell läuft. Wir prüfen, ob und wie sich der Prozess sinnvoll automatisieren lässt.

Wir melden uns innerhalb von 24h persönlich bei Ihnen.